6 Tips Memilih Attendance Software untuk Perusahaan

Ada banyak pilihan software di luar sana. Mengambil keputusan tepat untuk memilih software terbaik bisa membuat kewalahan. Apa saja yang harus ada dalam attendance software yang Anda pilih?

Sederhana dan mudah untuk digunakan software yang Anda pilih harus cukup intuitif dan dapat meminimalisir stress yang timbul akibat proses manual dan isu kepatuhan. Semakin sederhana sebuah software untuk digunakan, semakin tinggi adoption rate-nya dan semakin cepat Anda mendapatkan return on investment.

1. Memiliki opsi time tracking yang fleksibel

Sistem yang bagus memudahkan karyawan dalam menelusuri absensi dan waktu kerja mereka, baik itu melalui komputer, ponsel, tablet atau platform lainnya.

2. Memiliki aplikasi ponsel

Pada zaman sekarang ini, banyak karyawan yang bekerja di luar kantor. Aplikasi ponsel membantu karyawan memasukkan waktu check in dan check out mereka pada saat mereka tidak di kantor. Manajer pun dapat memantau dan menyetujui kapan pun dan di mana pun mereka berada.

3. Kalkulasi tunjangan lembur

Sistem yang bagus memiliki kemampuan untuk mengkalkukasi waktu kerja reguler dan lembur, walaupun perusahaan memberlakukan biaya tunjangan lembur yang berbeda-beda.

4. Laporan

Sistem yang bagus menjadi satu-satunya solusi bagi manajer HR yang ingin dapat menangani karyawan dalam jumlah besar secara efektif. Sistem yang bagus dapat memberikan laporan absensi karyawan secara real time dan detail kepada profesional HR.

5. Notifikasi

Sistem yang bagus dapat memberikan notifikasi kepada karyawan dan manajer saat mereka lupa melakukan swap in dan swap out. Hal ini membantu mengendalikan biaya operasional perusahaan.

6. Mudah dikonfigurasi

Anda sebaiknya secara hati-hati memilih attendance software yang dapat dinavigasi dengan mudah, mengakomodir fleksibilitas dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda.

Dunia telah bergerak cepat untuk menjadikan teknologi sebagai bagian yang tak terpisahkan dari kompetisi. Dan, kompetisi di setiap industri sekarang ini semakin ketat. Jika Anda ingin menjadi yang terdepan di dalam kompetisi, pastikan salah satu strategi yang diterapkan di dalam perusahaan adalah penggunaan attendance software sebagai bagian penting dari proses kerja HRD.

4 Fungsi Aplikasi Mobile untuk Karyawan

Semakin berkembangnya sebuah perusahaan dan bertambahnya jumlah karyawan, tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan tersebut membutuhkan software HRIS. Divisi HR pastinya akan sangat kewalahan jika harus mengelola data karyawan berjumlah ratusan bahkan ribuan.

Saat ini, software HRIS tidak hanya disediakan untuk membantu tugas divisi HR dalam versi web dan desktop. Namun, software HRIS juga muncul dalam versi mobile untuk memudahkan karyawan dalam mengakses kebutuhannya.

Aplikasi mobile HRIS khusus diciptakan memang untuk kemudahan karyawan. Selain gratis, menghemat kertas, karyawan juga merasa lebih nyaman karena dapat mengakses kebutuhannya.

Tidak hanya itu, dengan aplikasi mobile, karyawan juga menjadi lebih produktif. Bagaimana bisa? Berikut penjabaran fungsi-fungsi aplikasi mobile untuk karyawan.

1. Mengajukan cuti hanya dengan sekali klik

Jika banyak perusahaan masih menggunakan form untuk mengajukan cuti, dengan aplikasi mobile HRIS, maka mencetak form tidak diperlukan lagi.

Karyawan bisa langsung mengajukannya melalui ponsel mereka masing-masing. Seperti pada Talenta ESS mobile, karyawan juga bisa mengunggah surat keterangan dokter. Jenis-jenis cuti yang tersedia sebelumnya dapat diatur terlebih dahulu melalui Talenta web oleh divisi HR. Jadi, karyawan tinggal memilih saja jenis cuti yang ingin mereka ajukan, yang kemudian pengajuan cuti akan dilanjutkan ke atasan yang berwenang memberikan persetujuan.

2. Memasukkan jumlah jam lembur (overtime)

Selain mengajukan cuti, karyawan juga dapat memasukkan jumlah jam lembur. Pengaturan bisa dilakukan dengan memasukkan tanggal, jam dimulainya lembur, jam istirahat, jam berakhirnya lembur.

Dengan begitu, data terkait jam lembur akan lebih akurat yang kemudian lebih mempermudah HR dalam penghitungan upah lembur tersebut.

3. Mencatat kehadiran secara online dengan selfie

Nah, untuk yang satu ini mungkin kamu sudah sering mendengarnya. Seringkali saat ini disebut sebagai absensi online. Mencatat kehadiran sudah tidak lagi menggunakan absensi, kartu absen, atau bahkan buku catatan kehadiran. Karena, dengan kehadiran aplikasi mobile HRIS ini karyawan dapat mencatat kehadiran mereka hanya dengan melakukan selfie (swafoto).

Selain itu, saat mengambil foto, lokasi karyawan juga dapat terdeteksi dengan penggunaan GPS. Sehingga, data yang akan masuk ke dalam sistem dapat dipastikan keakuratannya.

4. Up-to-date segala informasi

Perusahaan mu ingin lebih canggih dan produktif? Maka cara yang paling tepat adalah beralih menggunakan aplikasi mobile HRIS untuk mencantumkan informasi bagi karyawan. Menggunakan papan pengumuman sebenarnya masih bisa digunakan, namun, perlu diketahui bahwa hal tersebut tidaklah efektif. Beberapa karyawan bisa saja terlambat mendapatkan informasi atau bahkan tidak mendapatkannya sama sekali.

Dengan aplikasi mobile HRIS, tentunya karyawan akan sadar jika ada informasi terbaru karena setiap datang dan pulang bekerja mereka melakukan absensi.